・お客さんのご来店前に電子カルテを開いておく。

 

「新規作成方法」（初診）

手順①

google ドライブ

↓

共有アイテム

↓

理学BODY

↓

原本 保存用

↓

【カルテ原本】のコピー を開く

 

手順②

左上のファイル

↓

コピーを作成

↓

名前の欄に患者氏名を入力（カタカナ）

↓

フォルダをカルテに設定

↓

OKをクリック

 

手順③

予約カレンダーでお客さんの情報を確認する

 

手順④

新規カルテに

・名前（漢字フルネーム）

・来院日　店舗　対応セラピスト名

・その他必要事項

を入力する。

 

手順⑤

実際に問診・施術を行い、

・Sipa（主訴）

・Pa Conc（随伴性疼痛）※他に痛いところのこと

・Pa Prev（既往歴）

・TREATMENT （施術したポイント）

・来院日　店舗　対応セラピスト名

・その他必要事項

 

を入力する。

 

「カルテ検索方法」（再診）

手順①

google ドライブ

↓

共有アイテム

↓

理学BODY

↓

『🔍ドライブで検索』に患者氏名を入力

↓

ヒットしたカルテを開く

 

手順②

必要事項を追記していく

【はじめに書く内容】

 

①いつからいつまでのものか

②何店か

③1か月で領収書が複数になる場合は、2019/12①、2019/12②など番号をつける

 

③領収書のナンバー（右上の番号）（裏に映らないように注意）

 

No.1-1,1-2… 

2冊目はNo. 2-1,2-2…

 

【毎回書くもの】

 

・苗字

・金額（¥17,000-）前後に¥と-をつける。3けたごとに,（カンマ）をつける

・但し書き：施術代として

・現金¥15,455-

・消費税10% ¥1,545-

※1000円引きで16,000円の場合は、現金¥14,546- ¥1,454-になる

※2000円引きで15.000円の場合は、現金¥13,637- ¥1,363-になる

 

・入金日（当日の日付）

・2枚目にハンコを押す

 

【注意点】

・領収書は必ず書く。

　基本的には渡すが、いらないと言われたら書いた上で２枚目をこちらで破棄する。

 

・書き間違えたら1枚目の上から×をつけて（他の領収書に写らないように硬い紙を敷く）

　2枚重ねてホッチキスで止めておく。（切り離さない）

 

・最終的に1冊が終わった時に通し番号に抜けが無いように。

 

・領収書台帳は月ごとに使用。月が変わったら、残りがあっても新しいのに変える。

・施術終了後、お会計の前に下記の紙を渡して注意事項を説明する。

※各店舗のプリンターでそれぞれ印刷して準備しておく。

※各店舗のデータ、印刷方法は店長がスタッフへ伝達する。

現在は駐車場割引はやっていません。

コロナが悪化したらまたやるかもしれません。

 

・駐車場料金割引は、売上金とは別にサービス　¥17,000受け取った上で¥1,000サービス

 

・会社の経費として申請するため、台帳にお客さんに直筆でサインしてもらう

 

・台帳に書くこと

①　〇月分　〇〇店　※同月に複数枚になる場合は②,③… と記載する

②　日付　使用駐車場名　補助金額

③　受け取りサイン（お客さん直筆）

 

※駐車場割引を使用した分経費が減っていくため、お釣りに困らないように

残額が５万円を下回ったら木城母へLINEで報告し、経費の振り込みを依頼する。

※毎日22:30までに入力

業務終了後、売り上げ管理シートにその日の売り上げ金額を入力

 

手順①

google ドライブ

↓

共有アイテム

↓

理学BODY

↓

売り上げ管理

↓

各店舗のスプレッドシート開く

 

手順②

売り上げシートの当日欄に

・個人の件数

・お客さん氏名

・金額

・メモ（駐車場割引 / 口コミ獲得数 / 紹介）

 

手順③

 

その日の合計売り上げ金を封筒に入れて金庫内へ保管する。

・年月日、合計売り上げ金額を封筒へ記載

 

手順④

 

２枚目のシート『金庫残額』に

・各紙幣の枚数

・メモ（駐車場割引など経費に変動が出る事項）

を入力

 

ここで、前日との金庫残額を比較して間違いがないか確認！！

 

※駐車場割引なし　▶︎　前日と金庫残額が同じ

　　　　　　あり　▶︎　前日より割引分マイナスになっている

 

【注意事項！】

 

売り上げ や 金庫残額 にズレが生じた場合、

 

①売り上げ管理シート と 領収証 の氏名を照らし合わせてミスを確認する。

 

②駐車場台帳 と 金庫残額 を照らし合わせてミスを確認する。

 

それでも、金額のズレの原因が不明な場合は、その場で木城社長に連絡し、指示を仰ぐ。

 

ミスはその日のうちに対処！！！！！

 

※毎日22:30までに入力

・業務終了後、その日のお客さんの概要をデータ分析シートに入力

 

手順①

 

google ドライブ

↓

共有アイテム

↓

理学BODY

↓

データ分析

↓

各店舗の紫のロゴのシート開く

 

手順②

 

右上の目ん玉マーク（プレビュー）をクリック

 

手順③

 

各項目を入力

 

手順④

各項目を入力したら送信ボタンをクリック

 

手順⑤

 

「別の回答を送信」で、その日のお客さん１人ずつの情報を全員分入力する。

『修正する時』

間違って入力して削除する時は、紫のデータ入力と緑のエクセルは削除する時は連動していないため、両方削除する必要がある。

・半月に１回振り込む

 

例）2020年5月1~15日の売り上げ　→　5月16日に振り込み

　　           5月16~31日の売り上げ　→　6月1日に振り込み

 

※土日祝日の場合は翌営業日に振り込む

 

『振込先』

【直営店の場合】

東京三菱UFJ銀行　青山支店

0428031

株式会社 理学ボディ

 

【FCの場合】

オーナーの口座

 

※手数料は翌月の経費に立て替える。（領収証保管）

 

※各店舗専用の通帳があれば振り込みの代わりに入金でOK

 

※振り込み主の名前に「リガクボディ 〇〇店」と入力する

 

※現金振り込みは10万円が限度なので、一度個人の口座に入金して、そこから振り込む

⑦と同じ

翌月1日に発送　例）４月分の領収証　▶︎　５月１日に発送

 

・その月に使用した領収証台帳

・経費の領収証

・駐車場利用の台帳

 

上記３点を、

【直営の場合】

〒192-0371

東京都八王子市南陽台2-32-13

理学ボディ

 

【FCの場合】

オーナーの住所へ

 

ローソン　or　郵便局　でゆうパックで発送

 

※送料は700円程度　送料の領収証は次月に申告

 

「ゆうパックの出し方」

 

①

・その月に使用した領収証台帳

・経費の領収証

・駐車場利用の台帳

 

をまとめてA４封筒に入れる。（濡れないようにクリアファイルに入れるのがベスト）

 

②封をして宛名記載しないでローソン or 郵便局へ持ち込む

 

③ゆうパック専用の宛名書きに

『届け先』と『依頼主』を記載

 

④封筒と宛名書きをレジの人に渡す

 

⑤料金を支払い、領収書と宛名書きの控えを保管

 

⑥発送した旨を宛名書きの写メとともに木城母へLINEで報告

 

※発送方法はゆうパックでもレターパックでもOK。

 

※ローソン、郵便局が近くになければ、ファミマかセブンイレブンで

　宅急便コンパクトで送ってもOK。

⑩【経費の精算】

 

・月ごとに各領収書を保管しておく。（電気代、消毒スプレー代など）

 

・月末最終日に、領収証の写メと合計金額を経理の木城母へLINEで報告

 

※合計金額はgoogle スプレッドシート推奨　▶︎　スプレッドシートの元データも添付する

 

例）2020年４月分　経費　名古屋店

名目
金額
日付
電気代
¥3,241
2020/4/15
アルコールジェル
¥1,518
2020/4/15
水道代
¥651
2020/4/27
振り込み手数料
¥110
2020/5/1
 
 
 
合計
¥5,520
 
 

・銀行では1日10枚までなら無料で両替可能

→銀行の両替機でキャッシュカード入れて1万円を千円札10枚に両替する（１分で終わる）

 

・10枚以上は手数料550円かかるため使用しない

 

・極力個人的な買い物などで1,000円が出るように工夫

・紹介カードを持って来てくれたお客さんは ¥2,000 off

・紹介してくれたお客さんも次回 ¥2,000 off

 

手順①

 

紹介カードに番号を記載しておく

 

手順②

 

紹介してくれそうなお客さんにお渡しする

 

手順③

 

お客さんのカルテに「紹介カードNo,〇」と入力しておく

 

手順④

 

・紹介者名簿（個人用）に 名前 と メールアドレス を記載する

 

 Googleドライブ→ 共有アイテム → 理学BODY → 紹介制度&名刺 → 紹介者名簿（個人用）

 

手順⑤

 

お客さんが紹介カードを持ってきてくれたら、カードを回収して会計は¥15,000にする

※領収証も¥15,000で記載する　

　15.000円の場合は、現金¥13,637- ¥1,363-になる

 

手順⑥

 

紹介主の名前を聞いて紹介者名簿（個人用）で検索

 

・編集→検索と置換→検索に氏名入力→検索をクリック

 

手順⑦

 

紹介番号と合致したら、紹介してくれたお客さんにメールで連絡

 

・紹介のお礼

・お身体の様子を伺う

・次回来たら¥2,000 off になる

 

上記を伝える。

 

例文）

 

木城様

 

先日はご来店頂きありがとうございました。

その後、お膝のご様子はいかがでしょうか。

 

本日、木城様のご紹介で望月様にご来店頂きました。

おかげさまで腰の痛みが軽減し、喜んでおられました。

ご紹介頂き本当にありがとうございました。

 

お礼として、木城様が次回ご来店された際にはお会計から ¥2,000 割引させて頂きます。

 

施術の継続 や お身体のメンテナンス の際は遠慮なくご利用ください。

 

また、セルフケアの方法など気になる点がございましたら、お気軽にご相談くださいね。

 

青山筋膜整体 理学BODY 名古屋店

清水 崇弘

 

手順⑧

 

売り上げ管理シートのメモに紹介割引 ¥2,000 を記載

 

シートの下にも名前を書く欄があるため、そちらにも記入する。

・施術に満足して頂けた方にMEOのためにGoogle口コミの投稿を依頼する。

 

・口コミを投稿してくれた方は ¥1,000割引き → お会計は¥16,000

 

手順①

 

Google で青山筋膜整体 理学BODY 〇〇店と検索

 

ん

 

手順②

・Googleマイビジネスのページから口コミをタップ

 

手順③

 

星をタップして評価を決定

 

手順④

 

・コメントを入力して投稿ボタンをタップ

 

手順⑤

 

お会計から ¥1,000 割引き

※領収書は ¥16,000

　16,000円の場合は、現金¥14,546- ¥1,454-になる

基本的には初回にその人を担当したスタッフが主に所属している店舗に紹介1をつける。

 

例）

玉川さんが表参道店で施術したAさんがBさんを紹介した。

本来であれば表参道に紹介1がつくが、Bさんが紹介できた時は玉川さんは大宮店に所属していた。

この場合は大宮に紹介1をつける。

 

オーナーなどが状況を整理し、返信、お客さんに連絡などの最適な手段を決める。

基本的には悪い口コミは消す事に全力を注ぐ。

消すためなら無料で施術をし直したりするのもあり。

 

問題を話合う時はオープンな場ではなく、クローズの場で話を進める。

必要があれば、解決したら全体に報告する。

道に迷ったり予約を忘れている事もあるため、予約時間から5分遅れたら担当スタッフが電話する。

予約の自動返信メールは機械がしている事もあり、設定などの問題で届かない人もいる。

なので、自動返信でなければ届くとは思うが、念の為、次回以降の予約はできればLINEなどでしてもらう。